e-Factura ANAF a devenit obligatorie pentru firme, PFA, ONG necesitand creare de cont SPV si incarcarea facturilor pentru a nu risca amenzi.
In acest ghid despre e-Factura ANAF 2024 vom afla cum cine are obligatia sa foloseasca e-Factura, cum se creaza contul SPV, cum se genereaza sau incarca facturile in SPV e-Factura, si cum sa evitati sanctiunile sau amenzile, pas cu pas.
Ce este e-Factura ANAF
ANAF a realizat sistemul de facturare electronica RO e-Factura pentru a reduce evaziunea fiscala si a avea un control mai bun asupra taxelor din Romania. Prin sistemul e-Factura, sunt incarcate de catre toate firmele din Romania facturi in format electronic XML. Acest format permite automatizarea prelucrarii facturilor, atat de catre ANAF precum si de catre expeditor si destinatar. Teoretic, generarea facturilor, trimiterea si primirea lor, ar trebui sa functioneze automat. ANAF ar trebui sa poata avea oricand o imagine de ansamblu, in timp real, asupra tuturor facturilor emise.
Cum functioneaza e-Factura
Sistemul e-Factura de la ANAF are 3 entitati pe care le conecteaza, astfel:
FIRMA: emite factura si o incarca in sistemul ANAF e-factura.
Facturile trebuie incarcate in sistemul ANAF doar in formatul tip XML. Pentru a genera factura in acest format XML compatibil cu e-Factura, firmele au mai multe variante:
- pot utiliza un program de facturare care genereaza factura si in acest format
- pot utiliza formularul ANAF de generare a facturilor in format electronic XML
In oricare din variante, dupa obtinerea fisierului cu fctura in format XML, fisierul trebuie urcat in SPV (spatiul privat virtual) al ANAF, la sectiunea e-Factura.
Unele programe de facturare fac atat generarea facturii electronice XML cat si trimiterea ei in SPV, daca este autorizat de firma.
ANAF: verifica automat factura si daca nu are erori o aloca clientului firmei
Dupa ce factura a ajuns in sistemul ANAF e-Factura, este verificata automat. Daca apar erori, firma emitenta este notificata in SPV (si eventul in softul de facturare) pentru remedierea erorilor.
Daca nu sunt erori, sau daca au fost remediate, este semnata electronic si de ANAF si este alocata in contul SPV al clientului pentru care este emisa.
CLIENTUL: primeste notificare cu factura emisa si o poate achita
Clientul primeste factura in SPV-ul lui, si este notificat si pe email sau in softul lui de facturare. Poate sa descarce factura si sa o achite.
Cum trimiti facturile prin e-Factura, pas cu pas
De la 1 ianuarie 2024 trimiterea facturilor prin sistemul e-factura de la ANAF a devenit obligatorie. Iata care sunt pasii care trebuie parcursi pentru a trimite si primi facturile prin e-factura:
Pasul 1: achizitionezi semnatura digitala
Pentru a putea sa te conectezi la e-Factura, spatiul privat virtual, si nu numai, ai nevoie de obtinerea semnaturii digitale. Aceasta se poate obtine destul de rapid, printr-un proces de verificare online, de la furnizorii autorizati din Romania. Aceasta semnatura digitala te va ajuta sa iti creezi contul SPV, sau autorizezi programul de facturare, si sa semnezi orice document in format electronic.
Pasul 2: inregistrezi firma sau pfa-ul in SPV
Odata obtinuta semnatura electronica, poti sa inrolezi firma, pfa-ul, ong-ul etc, in Spatiul Privat Virtual al ANAF. Inregistrarea entitatilor cu personalitate juridica in SPV se face la acest link: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv
Inregistrarea firmei, ong-ului, pfa-ului in SPV este gratuita si necesita completarea unui formular si incarcarea unor documente.
Pasul 3: incarci facturile emise in SPV e-Factura
Odata creat contul SPV pentru firma, pfa sau ong, ai acces la e-Factura din meniul SPV. Poti incarca aici facturile XML emise cu ajutorul unui program de facturare, sau prin formularul ANAF de emitere de facturi electronice.
Varianta recomandata este ca softul de facturare sa fie conectat la SPV si sa incarce automat facturile electronice XML in SPV-ul firmei tale. Astfel, nu trebuie sa te loghezi de fiecare data in SPV cand emiti o factura si sa o incarci manual in SPV. Si riscul erorilor este mult mai mic.
Pasul 4: verifici notificarile primite in SPV, si primesti facturi de la furnizori
Dupa ce factura emisa de firma ta a fost incarcata in SPV, manual sau automat, ANAF face o verificare automata a facturii XML pe care ai incarcat-o. Daca sunt erori, primesti notificari in SPV cu erorile respective si trebuie sa le remediezi.
Daca u sunt erori la factura electronica, factura este validata de ANAF si trimisa in contul SPV al destinatarului, clientul tau. Clientul tau, se va loga in SPV si va vedea factura. O va descarca, si daca e cazul poate sa iti trimita un mesaj legat de factura respectiva. Poti verifica statusul facturii si mesajele legate de aceasta in contul tau SPV.
Cum inregistrezi firma, PFA-ul, ONG-ul in SPV, spatiul virtual privat ANAF
Inregistrarea firmei, pfa-ului, ong-ului in SPV-ul ANAF este obligatorie, odata cu obligativitatea utilizarii sistemului e-Factura.
Pentru a inregistra firma, PFA-ul, ONG-ul in SPV ai nevoie in primul rand de semnatura digitala (certificat digital).
Iata cum se face inregistrarea persoanelor juridice (a firmelor) in SPV, pas cu pas:
Se acceseaza site-ul anaf.
La adresa https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv se alege optiunea
Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică
Completezi datele reprezentantului legal al firmei
Incarci documentul de confirmare a semnaturii electronice de la firma de unde ai achizitionat semnatura.
Incarci documentele de reprezentant legal al firmei.
Vei primi pe email un cod de confirmare a adresei. Confirmi adresa.
Gata, asta e tot, Anaf urmeaza sa verifice inregistrarea si documentele trimise de tine. Daca totul e ok. ANAF va activa contul SPV al firmei tale si te va anunta pe email.
Intrebari frecvente despre e-Factura ANAF
Cine trebuie sa foloseasca e-Factura
Toate facturile care se emit in Romania de catre firme sau PFA-uri pentru alti operatori economici, trebuie sa treaca prin sistemul e-Factura de la ANAF
Firmele prestatoare de servicii sunt obligate sa foloseasca e-Factura?
Si firmele prestatoare de servicii sunt obligate sa foloseasca e-Factura de la 1 ianuarie 2024.
Firmele neplatitoare de TVA trebuie sa foloseasca e-Factura ANAF?
Indiferenta daca e platitoare sau nu de TVA, firma trebuie sa foloseasca e-Factura pentru a trimite facturi catre alti agenti economici.
Unde trimit prima data factura, la ANAF sau la client?
Se poate proceda in orice ordine, dar cel mai important este ca factura sa ajunga in e-Factura. Daca clientul este o firma inregistrata in e-Factura, o va regasi in SPV, sau va fi notificat de primirea ei.
Ce amenzi sunt daca nu folosesc e-Factura ANAF?
Pana in iulie 2024 nu cor fi aplicate amenzi, insa dupa aceasta data ANAF va putea sa faca controale si sa aplice amenzi.
Daca clientii mei sunt doar persoane fizice, trebuie sa utilizez e-factura ANAF?
Daca oferi servicii turistice ce au fost achitate cu vouchere de vacanta, da, trebuie facturate prin e-factura. Daca nu ai astfel de servicii/plati, deocamdata nu sunt informatii ca ar trebui utilizat e-factura in relatia cu clientii persoane fizice.
Daca cauti mai multe informatii din categoria social, poti citi si articolele despre Vouchere De Vacanta 2024 sau Prima Casa 2024 .
Cuprins